Nexwork SpA

Política de Tratamiento de Datos Personales

Versión 1.2 — 13 de septiembre de 2026

Esta política describe cómo Nexwork SpA trata los datos personales de las personas con las que se relaciona a través de la plataforma Kaden, en cumplimiento de la Ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada y sus modificaciones introducidas por la Ley N° 21.719.

1. Identificación del responsable

Razón social
Nexwork SpA
RUT
78.388.198-5
Domicilio
Avenida Carlos Valdovinos 2351, Pedro Aguirre Cerda, Santiago, Chile
Representante legal
Juan Alegría de la Fuente
Canal de contacto
privacidad@kaden.cl

2. Ámbito de esta política

Nexwork SpA se relaciona con datos personales de dos maneras distintas, y la diferencia determina ante quién se ejercen los derechos.

Para los datos de quienes se interesan comercialmente en Kaden, Nexwork SpA decide los fines y los medios: actúa como responsable. Para los datos de los trabajadores de las empresas que contratan la plataforma, Nexwork SpA trata la información por cuenta y bajo instrucciones de esa empresa: actúa como encargado, y el responsable es el cliente.

Kaden Lite, el plan gratuito, reúne las dos: Nexwork SpA es responsable de los datos de la cuenta y encargado de los nombres del equipo que la empresa escribe. El detalle está en la sección 5.

3. Datos que tratamos como responsable

Datos de prospectos: personas que han manifestado interés en los servicios de Kaden.

Categoría de titular
Prospectos comerciales (potenciales clientes)
Datos tratados
Nombre, correo electrónico, nombre de la empresa, tamaño aproximado de la dotación y el mensaje que la persona escribe. Se registra además la dirección IP desde la que se envía el formulario, con el único fin de limitar envíos automatizados.
Origen de los datos
Formulario de contacto del sitio y gestión comercial directa
Finalidad
Responder la consulta y dar a conocer los servicios de la plataforma Kaden
Base de licitud
Interés legítimo del responsable: dar a conocer sus servicios a quienes han manifestado interés en ellos (Art. 13 letra d, Ley N° 19.628)
Destinatarios
Railway (infraestructura y base de datos), Vercel (publicación del sitio), Cloudflare (dominio y tránsito de las solicitudes) y Resend (envío de correo), todos en calidad de sub-encargados y sujetos a las mismas obligaciones. Ninguno vende ni reutiliza estos datos.
Plazo de conservación
Un año desde la recolección. Cumplido el plazo, los datos se eliminan de forma permanente mediante un proceso automático del propio sistema; entre el cumplimiento del plazo y su ejecución pueden transcurrir algunos días.

4. Datos que tratamos como encargado

Datos de trabajadores y administradores de las empresas clientes. Aquí Nexwork SpA no decide los fines ni los medios: ejecuta las instrucciones del cliente, que es el responsable de esos datos.

Categoría de titular
Trabajadores y usuarios administradores de las empresas que contratan Kaden
Datos tratados
De cada trabajador: nombre, RUT, correo electrónico, fecha de contratación y de término, jornada contratada, sueldo base, turnos asignados, ausencias y registros de asistencia. De cada usuario administrador: nombre, correo y contraseña cifrada.
Datos sensibles
Cuando el cliente registra una ausencia por licencia médica, ese registro constituye un dato relativo a la salud. Kaden lo trata únicamente para el cálculo de la jornada y del feriado legal, nunca para otro fin, y no lo comparte con terceros distintos de los proveedores de infraestructura indicados.
Finalidad
Planificar turnos conforme a la legislación laboral chilena, comunicarlos, y producir los informes que el cliente necesita para su operación y para fiscalizaciones
Base de licitud instruida por el responsable
Ejecución del contrato de trabajo entre el titular y el cliente (Art. 13 letra c)
Responsable de estos datos
La empresa empleadora que contrata Kaden, no Nexwork SpA
Destinatarios
Railway (infraestructura y base de datos), Cloudflare (dominio y tránsito de las solicitudes), Resend (envío de turnos por correo) y Anthropic (modelo de lenguaje que da soporte al copiloto, únicamente cuando el cliente activa ese módulo), todos en calidad de sub-encargados. Ninguno utiliza estos datos para fines propios ni para entrenar modelos.
Plazo de conservación
Mientras dure la relación contractual con el cliente. Terminada ésta, los datos se eliminan dentro de 30 días corridos a solicitud del cliente, incluyendo todos los registros asociados.
Medidas de seguridad
Aislamiento entre clientes aplicado en la propia base de datos y no sólo en el programa; contraseñas guardadas mediante funciones de hash con sal, de modo que no pueden recuperarse ni siquiera por Nexwork; perfiles de acceso por nivel y por sucursal; conexión cifrada en tránsito; y registro de auditoría de quién modificó qué y cuándo. El detalle está publicado en la Política de Seguridad.
Decisiones automatizadas
Kaden genera propuestas de turno mediante un motor de optimización: un algoritmo determina qué jornada corresponde a cada persona, qué domingos descansa y qué ventanas de feriado legal se sugieren. Sobre esto, tres compromisos. Primero, ninguna propuesta se aplica sola: un responsable del cliente debe revisarla, puede editarla persona por persona y debe publicarla para que tenga efecto. Segundo, toda decisión es explicable: cuando el motor no puede cubrir una necesidad lo informa con una causa nombrada y el artículo del Código del Trabajo que la origina, no con un resultado sin justificación. Tercero, el titular puede pedir a su empleador la explicación de la asignación que le corresponde, y Kaden entrega a ese empleador la información necesaria para darla.
Transferencia internacional
Los proveedores señalados operan fuera de Chile, principalmente en los Estados Unidos y en la Unión Europea. La transferencia se realiza para la ejecución del contrato con el cliente y bajo los acuerdos de tratamiento de datos de cada proveedor, que incorporan cláusulas de protección equivalentes. Nexwork no transfiere estos datos a ningún tercero distinto de los indicados.
Incidentes de seguridad
Ante una vulneración que afecte datos personales, Nexwork notificará al cliente sin dilaciones indebidas desde que tome conocimiento, con la información disponible sobre qué ocurrió, qué datos se vieron afectados y qué medidas se adoptaron. Corresponde al cliente, en su calidad de responsable, notificar a la autoridad y a los titulares cuando la ley lo exija; Nexwork le prestará la asistencia necesaria para hacerlo.
Acceso de soporte
Cuando el cliente solicita asistencia, personal de Nexwork puede acceder a su información por una ventana acotada de dos horas, declarando el motivo. Cada acceso queda registrado con nombre, fecha y motivo, y el cliente puede solicitarlo en cualquier momento. Ese registro no puede modificarse ni eliminarse, tampoco por Nexwork.

Si usted es trabajador o administrador de una empresa que utiliza Kaden y desea ejercer sus derechos sobre estos datos, debe dirigirse a su empleador, que es el responsable legal de su información personal. Nexwork SpA ejecutará las instrucciones que ese responsable le curse.

5. Kaden Lite

Datos de quienes crean una cuenta gratuita de Kaden Lite y de los equipos para los que arman turnos.

Qué es
El plan gratuito de Kaden para armar los turnos de equipos de hasta 10 personas. Cualquier persona puede crear una cuenta con su correo electrónico, sin contraseña.
Datos de la cuenta
El correo electrónico de quien crea la cuenta y el nombre de su empresa. No se piden RUT, teléfono, sueldos ni contraseña. Respecto de estos datos, Nexwork SpA actúa como responsable.
Datos del equipo
Los nombres o apodos de las personas del equipo y los turnos que se les asignan. Se envían a Kaden únicamente para armar, revisar e imprimir el mes, y no se guardan: una vez entregado el resultado o el PDF, no quedan registrados en los sistemas de Nexwork. Respecto de estos datos, el responsable es la empresa que usa Kaden Lite y Nexwork actúa como encargado.
Finalidad
Dar acceso a la cuenta mediante un enlace enviado por correo y prestar el servicio
Base de licitud
Para los datos de la cuenta, la ejecución de las condiciones del servicio que la persona acepta al crearla (Art. 13 letra c). Para los datos del equipo, la que determine la empresa responsable.
Enlace de acceso
Cada enlace vence a los 30 minutos y sirve una sola vez. Los enlaces vencidos se eliminan de forma automática.
Dirección IP
Se usa en el momento para frenar la creación automatizada de cuentas. Se mantiene sólo en la memoria del servidor, por un máximo de una hora, y no se guarda en la base de datos.
Destinatarios
Railway (infraestructura y base de datos), Vercel (publicación del sitio), Cloudflare (dominio y tránsito de las solicitudes) y Resend (envío del enlace de acceso), en calidad de sub-encargados. Ninguno vende ni reutiliza estos datos.
Transferencia internacional
Los proveedores señalados operan fuera de Chile, en los términos descritos en la sección 4.
Plazo de conservación
Mientras la cuenta exista. Para eliminarla basta escribir a privacidad@kaden.cl desde el correo de la cuenta: se elimina dentro de 30 días corridos, con todo lo asociado a ella.

Kaden Lite arma un borrador de turnos y revisa las reglas de jornada que puede revisar con la información que recibe. No certifica el cumplimiento de la legislación laboral: no conoce los turnos anteriores al mes, los contratos individuales ni los acuerdos particulares de cada empresa. La revisión final del plan y la responsabilidad frente a los trabajadores corresponden a la empresa empleadora.

6. Derechos de los titulares

Toda persona tiene derecho a acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y bloqueo de sus datos personales, conforme a la Ley N° 19.628.

Para ejercerlos respecto de los datos de la sección 3 o de los datos de una cuenta de Kaden Lite, escriba a privacidad@kaden.cl. Para los de la sección 4, y para los nombres de un equipo cargados en Kaden Lite, diríjase a la empresa para la que presta o prestó servicios.

Nexwork SpA responde las solicitudes dentro de los plazos legales y, en todo caso, dentro de 30 días corridos desde su recepción. Si la solicitud requiere más antecedentes para ser atendida, se le informará dentro de ese mismo plazo.

Si Nexwork SpA rechaza su solicitud o no responde oportunamente, usted tiene derecho a reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales.

7. Seguridad de la información

Las medidas técnicas con las que Nexwork SpA protege esta información están descritas en detalle, y con sus límites declarados, en la Política de Seguridad.

8. Marco legal aplicable

Esta política se rige por la Ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada. La Ley N° 21.719, que la reemplaza sustancialmente, entra en vigencia durante diciembre de 2026 y crea la Agencia de Protección de Datos Personales con facultades de fiscalización y sanción.

Nexwork SpA ha redactado esta política anticipando ese marco: las categorías, los plazos, la distinción entre responsable y encargado, la declaración de los sub-encargados y el tratamiento de decisiones automatizadas responden a las exigencias de la ley nueva y no sólo a las de la vigente.

9. Vigencia y actualizaciones

Esta política puede actualizarse para reflejar cambios en las prácticas de tratamiento o en la normativa aplicable. La versión vigente está siempre disponible en esta página, indicando su número y su fecha.